Si vous êtes titulaire d’une Certification Qualité Qualiopi, vous savez probablement déjà qu’elle est valable 3 ans (ou 4 ans si vous l’avez obtenue avant le 1er janvier 2021). Pour être certifié par Qualiopi, vous devez passer un audit initial, qui n’est réalisé qu’une seule fois en début de certification, mais ce n’est pas tout !
Vous devez ensuite passer un audit de contrôle pour confirmer que la trajectoire de votre organisme de formation est toujours correcte. Enfin, à la fin des 3 ans, vous passerez un audit de renouvellement pour prolonger votre certification Qualiopi.
Aujourd’hui, nous vous recommandons de vous concentrer sur un audit de surveillance pour en comprendre les tenants et les aboutissants.
Qu’est-ce qu’un audit de surveillance ?
Les audits de surveillance vérifient que le Référentiel Qualité Qualiopi est systématiquement respecté et appliqué dans votre organisme de formation. Elle se déroule entre le 14ème et le 22ème mois après la certification. Il faut y porter une attention particulière car bien qu’il dure moins longtemps que l’audit initial, les audits de surveillance peuvent aussi conduire à des disqualifications. De plus, votre démarche d’amélioration continue et la mise en place d’actions correctives liées aux non-conformités que vous avez identifiées lors de votre audit initial y seront revues.
Quels sont les principaux sujets couverts par l’audit de surveillance ?
Les audits de surveillance couvriront les sujets suivants :
– les éléments administratifs liés aux activités de l’organisme,
– Respect du référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions réalisées depuis le dernier audit,
– vérifier les actions menées dans le cadre du processus d’amélioration de l’organisation,
– Mise en place de nouvelles fonctions (nouvelles formations, nouveaux modèles, sous-traitance, etc.).
Les audits de surveillance couvrent-ils les mêmes sujets pour les nouveaux entrants ?
En fait, les audits de surveillance pour les nouveaux entrants ne sont pas les mêmes. Il portera davantage sur la mise en œuvre des éléments formalisés lors de l’audit initial et des indicateurs qui n’y ont pas été évalués.
Comment puis-je me préparer au mieux pour réussir un audit de surveillance ?
Afin de réussir un audit de surveillance, le logiciel Qualiopi peut vous aider et doit maintenir les bonnes pratiques mises en place lors de l’audit initial liées aux sujets ci-dessus. Vous devez donc porter une grande attention à la relecture du dernier rapport d’audit et du dernier tableau des écarts.
Il peut parfois être difficile lorsque votre tâche principale est de transmettre vos connaissances et connaissances à vos apprenants de suivre strictement les processus associés aux référentiels qualité. Il s’agit pourtant d’une tâche essentielle pour la réussite de votre audit de surveillance et donc le maintien de votre certification Qualiopi.
Gagnez du temps et concentrez-vous sur votre cœur de métier, la formation. Le Cabinet Remarquable vous propose un accompagnement complet incluant l’audit interne et des services adaptés à vos besoins, nous vous garantissons ainsi le succès de votre audit de surveillance.
Votre certification est valable 3 ans après votre audit initial. Par conséquent, l’audit de renouvellement aura lieu 3 ans après votre certification. Vous n’avez donc pas particulièrement intérêt à programmer les audits de surveillance le plus tard possible (du mois 14 au mois 22). Cela ne change pas la durée de la certification. Au lieu de cela, planifiez pendant une période calme et prévoyez un temps de préparation dans votre agenda. Pour les établissements ayant obtenu la certification avant le 31 décembre 2020, la période de certification est de 4 ans. Ainsi, les audits de surveillance peuvent être réalisés entre le 14ème et le 28ème mois du cycle de certification.