Le télétravail séduit de plus en plus de responsables de ressources humaines dans les entreprises, et la dernière crise sanitaire a été une occasion de tester ce concept à grande échelle. Toutefois, il est bien entendu que ce type d’organisation ne peut être mis en pratique que si l’activité de l’entreprise s’y prête.
De nombreux éléments expliquent l’engouement grandissant que suscite le télétravail, comme l’autonomie des salariés, la flexibilité des horaires, et la réduction des charges liées au transport et à la consommation d’énergie dans les locaux.
Pour mettre en place un dispositif de télétravail efficace, il est nécessaire que l’entreprise respecte certaines règles en suivant des étapes bien précises.
Le télétravail, un contrat gagnant-gagnant entre employés et entreprise
Le travail à distance regroupe de nombreuses situations comme le travail à domicile, le travail en déplacement professionnel, ou en espace de coworking. Il s’agit d’une organisation nomade qui offre aux salariés plusieurs avantages, comme :
- Un gain de temps,
- Une diminution de la pression liée au transport,
- Un renforcement de l’autonomie,
- Une plus grande motivation,
- Une augmentation de la productivité,
- Une flexibilité horaire,
- Un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle,
- Un rapport de confiance entre le salarié et ses employeurs.
A côté de tous ces atouts, il est essentiel de se rendre compte que le télétravail ne se substitue pas à la présence physique dans les locaux de l’entreprise, qui reste essentielle pour la cohésion des équipes et la création d’un lien social entre les collaborateurs. Cette organisation présente également un inconvénient majeur, celui de favoriser l’isolement des salariés.
Trouver la bonne organisation
Pour réussir la mise en œuvre d’une organisation de télétravail, les décideurs doivent trouver la forme la plus adaptée à l’entreprise, avec un rythme de travail qui correspond aux besoins de l’entreprise et à ses objectifs.
Grâce à la grande flexibilité apportée par le télétravail, il est possible que les salariés travaillent totalement à distance, en alternance, en nomade, ou en coworking.
Dans le cadre du télétravail total, le salarié effectue l’ensemble de ses tâches depuis son domicile, alors qu’en alternance, il peut répartir son temps entre son domicile et son bureau au sein de l’entreprise. Le travail mobile en nomade est adapté aux salariés qui se trouvent en déplacement professionnel, comme les agents commerciaux ou les installateurs techniques.
Fournir aux salariés les équipements adéquats
Réussir une organisation en télétravail passe aussi par des équipements performants et une protection efficace des données. L’entreprise se doit alors de fournir aux salariés le matériel nécessaire à l’exercice de leurs fonctions, comme un ordinateur, une imprimante, ou des éléments de bureautique. Les communications téléphoniques professionnelles, ainsi que les frais d’accès à internet peuvent être pris en charge par l’entreprise.
Une des alternatives particulièrement rentables pour l’entreprise consiste à louer du matériel informatique pour les salariés qui travaillent à distance, afin de réduire les surcoûts liés à l’achat de nouvelles machines, tout en se dotant de la dernière version des équipements. La location courte durée d’ordinateurs ou d’équipements informatiques permet à l’entreprise d’éviter de mobiliser une trésorerie spécifique pour acheter le matériel nécessaire aux salariés en télétravail.
Les outils utilisés pour le télétravail sont de plus en plus performants grâce aux nouvelles technologies. La collaboration entre collègues est ainsi facilitée par les nombreux logiciels de visioconférence qui existent.
D’un autre côté, il est indispensable de mettre en place des solutions efficaces permettant d’assurer la sécurité des données, comme les accès à des réseaux privés virtuels, les plateformes de travail collaboratif, ou les agendas partagés.
Adapter le modèle managérial au télétravail
Le modèle de management doit aussi être ajusté pour s’adapter au passage au télétravail, et pour gérer les équipes à distance d’une manière efficace. Une première phase d’expérimentation peut être mise en place, pour recueillir les remarques des salariés et établir un échange efficient entre les collaborateurs. Pendant cette période provisoire, les salariés ont l’occasion de donner leur feedback sur l’aménagement des horaires, les pratiques managériales et l’encadrement.
Avant de passer au télétravail, il est nécessaire de revoir les objectifs à atteindre, ainsi que les méthodes de communication adoptées. Ce nouveau mode d’organisation doit produire les résultats prévus à travers l’atteinte des objectifs fixés, et l’amélioration de la qualité de vie au travail des salariés effectuant leurs tâches à distance.
Expliquer aux salariés comment aménager leur environnement de travail
Les managers ne peuvent pas lancer un nouveau mode de travail à distance sans préparer les salariés et leur prodiguer les bons conseils concernant la manière de s’organiser pour travailler depuis leur domicile. Pour que le télétravail fonctionne bien, il est important que les salariés se soumettent à une discipline stricte, impliquant une bonne organisation de l’espace de travail et des horaires d’activité.
Ainsi, l’environnement de travail à la maison ne doit pas empiéter sur l’espace de vie personnel et familial. Il est essentiel que le salarié qui travaille depuis son domicile arrive à aménager une pièce ou endroit dédié, tout en veillant à ranger tout document professionnel à la fin des horaires prévus. Une certaine distance entre la sphère privée et professionnelle doit en effet être conservée, afin de faire une vraie coupure et se déconnecter complètement au bout de la journée de télétravail.
La gestion du temps est un autre élément important à prendre en considération dans le cadre d’un travail depuis le domicile. Il est souvent difficile de trouver un moment de décompression entre l’espace privé et l’espace professionnel, en absence de temps de trajet à l’aller ou au retour, de moments de marche à pied pour rentrer, ou de période de transport.
La notion du temps est donc complètement différente quand on travaille à la maison, puisque le passage du mode privé au mode professionnel se fait à la seconde, sans aucune transition. C’est pour cette raison qu’il est primordial d’établir un planning précis et de s’y astreindre, incluant des pauses déjeuner ou café, ainsi qu’un horaire de début et de fin du travail.
Accompagner les salariés et fixer des objectifs réalistes
Le passage au télétravail exige des managers un accompagnement de leurs salariés, en leur laissant le temps de s’adapter à cette nouvelle organisation, et en évitant de les surcharger au début de la première période. Cela implique aussi d’encourager les collaborateurs, de les aider s’ils ont des difficultés, et de mettre en place une démarche de travail motivante.
Des sondages d’opinion peuvent être mis en place d’une manière régulière, afin d’écouter les salariés, de savoir s’ils éprouvent un sentiment d’isolement, s’ils rencontrent des difficultés techniques, ou s’ils ont des contraintes liées au matériel utilisé. Ainsi, il est possible de profiter de la flexibilité du télétravail pour adapter le planning des salariés en fonction des propres contraintes de chacun, sans forcément les restreindre aux horaires classiques de bureau.
Les objectifs fixés doivent également être réalistes et en adéquation avec le mode de travail à distance.
Entretenir un lien social avec les salariés en télétravail
La perte de lien social et le sentiment d’isolement sont indubitablement les plus grandes limites que présente le télétravail. L’entreprise se doit donc de veiller à remédier à cela, par l’organisation de rencontres en ligne sous forme de visioconférences régulières, afin d’établir un contact visuel entre les collaborateurs et d’interagir avec eux en temps réel.
Il est essentiel que les managers fassent preuve d’inventivité et sortent des sentiers battus conventionnels, par la mise en place d’une campagne de communication interne moins formelle. Le service des ressources humaines peut par exemple appeler tous les salariés au moins une fois par semaine, pour les soutenir, les motiver, les gratifier, ou simplement les écouter. Chaque collaborateur travaillant de chez lui se sent ainsi épaulé par son entreprise, et pas abandonné ou laissé pour compte.