Dans une entreprise, l’utilisation d’un outil SIRH est indispensable pour l’administration des ressources humaines. En effet, cet outil aide à gagner du temps en faisant les tâches liées aux personnels. Son utilisation est donc avantageuse pour toutes les branches de direction des ressources humaines. Cependant, il faut savoir choisir le bon outil. Cela pour pouvoir profiter tous ses avantages. Le choix de celui-ci reste pourtant difficile. À l’évidence, il faut utiliser la bonne méthode afin de trouver l’outil qui correspond à vos besoins. C’est pourquoi cet article vous donnera des astuces pour bien choisir un outil SIRH.
Connaître les types de logiciels SIRH
Dans le but d’étendre l’utilisation d’un outil SIRH, il faut savoir qu’il existe deux logiciels. Vous devez donc connaître la propriété de chacun d’eux avant de choisir votre outil. En effet, la sélection dépend de cela pour choisir le moyen qui répond aux besoins de l’entreprise.
Logiciel SIRH en licence
Ce type de logiciel est un logiciel avec une licence qui sera installé sur les serveurs de l’entreprise. Cet outil est donc accessible uniquement sur l’ordinateur de l’entreprise. Avec ce logiciel, toutes les données sont stockées en interne. De ce fait, son utilisation ne nécessite pas une connexion internet. Si vous voulez donc utiliser un outil hors ligne, cette option reste le meilleur choix. Toutefois, le logiciel SIRH ne sera pas disponible en dehors de l’entreprise. Il ne sera donc pas possible de faire le travail à distance. Son utilisation reste uniquement sur le lieu de travail.
Logiciel SIRH SaaS
Le logiciel SIRH en mode SaaS est un outil qui offre la possibilité de travailler à distance. En effet, le concept consiste à installer le logiciel sur des serveurs à distance ou Cloud. Il faut donc faire un abonnement et créer un compte utilisateur pour l’utiliser. De ce fait, il reste accessible sur tous les supports avec une connexion internet. De plus, cet outil est disponible en toute heure et n’importe où. Cet outil SIRH est donc une meilleure option pour les entreprises qui effectue un emploi en télétravail.
Identifier les besoins de l’entreprise
Avant d’opter pour un outil SIRH, il faut d’abord fixer les besoins de vos entreprises. Il est vrai que tous les logiciels SIRH offrent des solutions sur l’administration des ressources humaines. Pourtant, il est toujours indispensable de mettre au point tous les besoins de votre entreprise. Pour cela, il faut bien déterminer les éléments des ressources humaines que vous aimeriez mener. En effet, cela vous aide à choisir l’outil qui a la fonctionnalité qui correspond aux travaux à gérer. Il est également nécessaire de déterminer les services que vous envisagez à utiliser. En fonction de cela, vous devez également déterminer les nombres des personnes qui vont utiliser le logiciel. En faisant tout cela, il sera facile de sélectionner l’outil qui répond à tous les critères de vos besoins.
S’assurer la maniabilité de l’outil
L’outil SIRH sera utilisé par tous les employés de l’entreprise. Il faut donc assurer que l’outil sera facile à manier pour tous les ressources humaines. Pour cela, vous devez vérifier la maniabilité du logiciel.
La souplesse de l’outil
Il faut savoir que le travail à faire avec un logiciel de gestion SIRH est divers. Il occupe la réalisation des paies, le recrutement, etc. il faut penser également que votre équipe en ressources humaines pourra augmenter. Vous pouvez également accueillir des collaborateurs. De ce fait, vous devez choisir un logiciel flexible. Autrement dit, un logiciel qui offre une possibilité d’évoluer en fonction du changement apporté sur votre entreprise. Vous devez donc demander si l’outil est possible à personnaliser. Le logiciel devra également avoir une fonction modulable.
L’aisance de l’utilisation
Parce que le logiciel sera utilisé par plusieurs équipes, avant de choisir il faut s’assurer que cela est facile à manipuler. En effet, le but de son utilisation est de pouvoir gagner du temps. Cependant, en cas de difficulté l’équipe va passer plus de temps à maitriser son utilisation. Pour cela, on vous conseille de faire un essai de logiciel avant de vous décider. Pour cela, certains fournisseurs proposent des essais gratuits ou des démonstrations d’utilisation sur internet. Vous pouvez donc savoir à l’avance si la manipulation de l’outil sera facile à manier pour tous vos personnels.
La compatibilité avec d’autres outils
Pour avoir plus de performance, il est important que le logiciel SIRH soit compatible à toutes les interfaces utilisées au sein de votre entreprise. Il doit avoir toutes les interopérabilités avec tous les systèmes d’information utilisés par les ressources humaines. De cette façon, tous les transferts d’informations se font automatiquement. Vous devez donc vous assurer que l’outil sera possible à associer à l’interface avec les autres logiciels comme le logiciel de gestion de paie.
Garantir la sécurité des données
L’outil SIRH contiendra toutes les informations liées à toutes les ressources humaines. En plus de cela, il stocke les données sur vos collaborateurs. Pour cela, vous devez garantir la sécurité de toutes ces données pour respecter la règlementation. On vous conseille donc de choisir un logiciel qui possède une espace consacrée au personnel. Cela pour permettre à chacune des équipes à mettre à jour leurs informations et de pouvoir les contrôler. Avec cela, il sera possible de déconnecter l’interface d’un employé qui a démissionné pour la sécurité de ses informations personnelles.
Savoir le niveau d’accompagnement
Il faut également savoir que l’utilisation d’un outil SIRH nécessite quelques accompagnements. Pour cela, il faut se renseigner sur le prestataire du logiciel sur les services d’accompagnement qu’il propose. Dans ce cas, vous pouvez leur demander s’il offre une formation à l’équipe sur l’utilisation du logiciel. De cette façon, il sera plus facile de maîtriser la manipulation. Vous devez également vous renseigner sur la méthode de l’installation du logiciel. Et n’oubliez pas de demander la durée de l’accompagnement et tous les services d’accompagnement proposé.
En somme, il est important aussi d’utiliser un logiciel ERP pour bien clarifier les besoins de l’entreprise. Cela pour assurer la flexibilité de l’outil sur toutes les utilisations de l’outil et la sécurité des données. Après le choix, il reste préférable de toujours penser à quelques frais supplémentaires comme le frais de maintenance et de l’intégration.